Lean Learnings mars 2010

Ibland får jag frågan: ”Arbetar du med Lean själv i ditt liv?”
Mitt svar är då oftast : ” Jag vet inte.”
Men frågan är väldigt relevant – går det att tillämpa några lean principer på sitt eget liv?

Jag tror inte lösningen är lite 5S på kontoret eller garaget, visst kan det underlätta lite men det är nog inte det största problemet. Vad skulle det då innebära om vi går tillbaks till huvudprinciperna i lean? Det är att säkerställa att få till ett effektivt jämnt flöde i mitt arbete och att eventuella problem löses. Sedan får det harmonisera med vad mitt syfte är professionellt och privat. En viktig del i det är att säkra att fokus är på rätt saker, i rätt tid och rätt kvalitet (Just-in-time tanken). Så ett första steg vore att försöka skapa ett pull system i planeringen för att säkra rätt saker, i rätt tid och rätt kvalitet?

Alla har väl problemet med att ens planer inte blir som man vill, eller i värsta fall att man inte hinner med att planera. Det medför att det blir väldigt stressigt ibland t.ex. med jobb precis vid deadline och att det ligger en massa ”att-göra-saker” på hög och stör. Allt ifrån småsaker som städa till större projekt t.ex. byta källardörr eller kontinuerliga aktiviteter som att hinna svara på mailen, vara med på möten, ringa samtal samt hinna med att fortbilda sig.

Ett utmanande tankesätt som börjat dyka upp i USA kring det här är personal kanban. Kanban, som betyder kort på japanska, är ett verktyg för att skapa en pull planering. Tanken bakom det är dels att visualisera sitt arbete och dels att hålla nere antalet saker man har igång. I lean termer blir det visuell styrning och konstant PIA (produkter eller saker i arbete). Det är ett kraftfullt sätt att säkra flödet. Inom tillverkning pratar man t.ex. om conwip = constant wip (hålla antalet saker i gång på samma nivå).

Teorin bakom är Littles lag, som matematiskt visar att ledtiden genom ett system är direkt proportionell mot antal ärenden i ett system.

Vidare är det viktigt att inte låta sin kö av ärenden växa. Teorin bakom det är att ju mer saker du har igång samtidigt desto mer ställtider har du och desto mer tid går det åt att hantera och prioritera. Om vi drar en parallell till t.ex. sjukvård så innebär det att med för många patienter i kö innan eller i flödet (t.ex. som väntar på akuten/nästa behandling) så minskar det den totala effektiviteten då kön i sig själv skapar arbete, speciellt eftersom det är människor. Det är det som Seddon kallar falsk efterfrågan, d.v.s. p.g.a. långa ledtider så skapas onödig eftefrågan hos kunder, läs mer om det t.ex. i årets lean examensarbete.

På samma sätt är det för individen. Vi klarar inte av att ha för mycket igång samtidigt. Det stämmer väl överens med Bodil Jönssons tankar om ställtid och styckad resp. ostyckad tid. Bodil menar att vi behöver extra tid före och efter aktiviteter för att säkra vår långsiktiga effektivitet.

Det harmoniserar också bra med tankarna bakom visuell planering som bl.a. används inom produktutveckling. Skillnaden är dock att det är jag som individ som skall få ett bättre flöde och då jag ingår i massa konstellationer så blir den metoden inte enkel att genomföra på individnivå.

Är då lösningen personlig kanban? Jag tror inte att det är så enkelt att bara skaffa en flipchart, sätta upp aktiviteter och bestämma sig för hur mycket man kan ha igång samtidigt samt hitta ett sätt att hantera och prioritera kön. Däremot tror jag på andemeningen. Hitta en metod att prioritera vad du skall göra, vad du gör (fokus på nu) och vad du har gjort. Se sedan till att ha disciplin att fokusera på det du gör, inte göra för mycket samtidigt samt säkra att om du lägger in mer aktiviteter även har disciplinen att välja bort. Så läs gärna länken och inspireras. Det här är ju även samma tankar som ligger bakom hur man börjar göra om ronder på sjukhus.

Själv har jag sedan ett år en smartphone och en kalender som både håller koll på aktiviteter och ”att-göra-listor”. I efterhand har jag förstått att tankesättet bygger på Getting Things Done tankesättet, vilket liknar personlig kanban. Kalendern är synkad via google så jag även har tillgång till min kollegas och frus kalender. Det har hjälpt mig mycket att få till ett bättre flöde i att både göra och inte göra samt att göra rätt från början! Självklart krävs hederlig gammal disciplin, att skriva det här nyhetsbrevet har jag blivit påmind om minst 6 gånger!

Nu till våren finns det ett antal intressanta seminarier, bl.a. har vi en utbildning med Magnus Lord samt så kommer Trygghetsfonden den 14:e april även arrangera den första riktade konferensen mot kommuner. Lean Healthcare konferensen går av stapeln den 15-16:e mars.

Vi kan nu också erbjuda Leancertifiering i Sverige enligt LERC’s (Lean Enterprise Center, Cardiff University) Lean Competency System model.

Jag vill också passa på att avsluta med en påminnelse, Lean handlar inte om att implementera verktyg, först måste man förstå processen och dess problem, en klassisk metod här är Ohnos cirkel. Jag vet inte bakgrunden till följande artikel, men det känns som att verktyget 5S har förts in utan att man förstått och skapat förankring kring problemet, det är olyckligt och sprider helt fel budskap att det är 5S som orsakar tågkaoset. För er som vill lära er mer om varför inte lean handlar om att implementera verktyg efter verktyg kan jag rekommendera att läsa följande artikel.